Čo sú hybridné eventy a ako ich zorganizovať?
Hybridné podujatia spájajú to najlepšie z oboch svetov – živého a digitálneho. Zároveň prepájajú obe publiká prostredníctvom rôznych nástrojov. Komunikácia zvyčajne prebieha cez seriózne videokonferenčné platformy, ktoré umožňujú interakciu, gamifikáciu a mnoho ďalšieho.
Kontrola miesta konania
Predtým, ako sa ponoríme do odporúčaní, mali by sme si uvedomiť dôležitosť dôkladnej kontroly miesta konania pred podujatím. Najprv by ste si mali skontrolovať internetové pripojenie na mieste. Niekedy to môže byť oveľa pomalšie, ako sa sľubuje. Druhá komplikácia môže nastať so streamovacím priestorom. Pravidlom je minimálne 15 m2 alebo inými slovami dosť miesta. Zvážte, kam umiestnite všetkých členov tímu a ich prepínače, monitory a notebooky. Myslite aj na to, ako paravanom oddelíte tím od prítomných. Len niekoľko miest na to poskytuje inteligentné riešenia. V technickom priestore je tiež potrebné pripojiť všetky video, audio a internetové pripojenia.
Prečo potrebujeme skúšku?
Jednoducho preto, že hybridné podujatie je technicky náročná produkcia. Hodinu pred akciou určite nebudete môcť otestovať všetky systémy, pretože sa môže pokaziť príliš veľa vecí. Preto navrhujeme usporiadanie skúšky aspoň deň pred podujatím. Aj keď to má za následok dodatočné náklady, ale skúška vám umožní odstrániť prípadné chyby online prednášajúcich.
Najčastejšou chybou je webová kamera otočená smerom k svetlu, vďaka čomu vyzerá obraz hrozne naživo aj online. Okrem toho budete robiť zvukovú skúšku. Aj keď vám možno odpustia zlý obraz, neodpustia vám zlý zvuk.
Koľko zamestnancov?
Počet zamestnancov sa točí podľa náročnosti podujatia. Na ten najjednoduchší budete potrebovať aspoň päť odborníkov. Majte na pamäti živé publikum, o ktoré sa musí starať aspoň jeden multimediálny technik a DJ, ktorý je sprostredkovateľom medzi oboma publikom. Pre online publikum potrebujete producenta hybridného podujatia, kameramana a niekoho, kto bude riadiť videokonferenčný systém. Ak je podujatie veľmi náročné, tím môže rýchlo dosiahnuť 10 a viac technikov. Nenaleťte preto na príbehy o jednoduchom riešení s jedným technikom. Podľa našich skúseností je to misia nemožná.
Čo sme sa naučili z našich chýb?
Vybrali sme ďalšie praktické tipy a odporúčania, ktoré pri organizovaní hybridných akcií veľmi pomôžu.
1. Skontrolujte si licenciu
Skontrolujte, aké služby vám skutočne umožňuje vaša licencia na videokonferencie. Pamätajte, že videokonferenčné systémy, vrátane Zoom, nie sú zadarmo. Bezplatná licencia Zoom na hybridné podujatia nestačí. Cena závisí od počtu účastníkov a typu akcie – stretnutie alebo webinár.
2. Odkazy sú dôležité
Nezabudnite včas poslať odkazy na udalosti účastníkom aspoň dva až tri dni pred udalosťou. Aj keď všetky online systémy odosielajú správy automaticky, odporúčame urobiť niečo viac. Pozvánku môžete poslať z niektorý z desktopových kalendárov, čo je jednoduchá a spoľahlivá metóda, najmä ak účastníkom nastavíte časovú pripomienku.
3. Rýchle kontakty
Urobte si zoznam všetkých telefónnych čísel rečníkov a kľúčových osôb, ktoré sa chystajú naladiť online. Nikdy neviete, čo sa môže pokaziť a možno jediným riešením bude telefonát. Okrem toho pripravte podrobné technické pokyny.
4. Prepájacia prezentácia
Nikdy nezabudnite na prepájaciu prezentáciu, ktorú bude spravovať DJ. Ak chcete zanechať v návštevníkoch trvalý dojem, nechajte dizajn na profesionálov. Predstavte si obrazovku ako digitálnu scénu, ktorá musí pôsobiť pútavo a prinajmenšom tak dobrá ako skutočná scéna.
5. Záloha sa bude hodiť
Získajte prezentácie a videá od všetkých rečníkov vopred. Aj keď rečníci zdieľajú svoje obrazovky, prezentácie musíte mať ako zálohu. Ak sa niečo stane, môžete skočiť a spustiť udalosť bez vyrušovania.
6. Meno môže zaskočiť
Rečníci by sa mali prihlásiť do systému Zoom alebo iného videokonferenčného systému svojim skutočným menom a priezviskom. Často sa stáva, že sa prihlasujú pod iným menom, ktoré technici nevedia rozpoznať a ktoré nie je na programe. V dôsledku toho môže nasledovať zmätok a dokonca sa môžu vyskytnúť chyby v programe.
7. Pozor na hluk a rušenie
Zabezpečte, aby v sále podujatia nebol žiadny hluk alebo bzučanie, najmä v technickej oblasti. Ak sa ponoríte do udalosti v zhone, môžete rýchlo zistiť, že zabudnete vypnúť všetky elektronické zariadenia. To platí aj pre počítače, kde by ste mali stlmiť všetky pripomienky a iné upozornenia.
8. Jeden moderátor nestačí
Je nevyhnutné, aby ste našli moderátora pre živé publikum a moderátora pre online publikum. Hybridné podujatia jednoducho nemôžu fungovať bez jedného z nich. Online moderátor prepojí obe publikum, moderuje otázky a mnoho iného, čím zohrá zásadnú úlohu pri odlíšení dobrého podujatia od priemerného.
9. Kapitán je len jeden
Keď sa spustí výroba, demokracia sa skončila. Mal by existovať iba jeden vedúci, ktorý bude dávať presné pokyny celému tímu. Ide o hybridného producenta udalostí, ktorý hrá podobnú rolu ako inscenátor v divadle.
10. Nezabudnite na scenár
Nikdy nezabúdajte na precízne pripravený scenár, ktorý by mal obsiahnuť a zahŕňať obe publikum. O tom, ako napísať pútavé scenáre pre hybridné akcie, sme už písali.
TIP NA ZAČIATOK HYBRIDNÉHO PODUJATIA
Za posledných pár mesiacov neprešiel deň, aby sa klienti nespýtali, aký typ hybridného podujatia by mali zorganizovať. S toľkými rôznymi dostupnými možnosťami je tiež zmätok a nejednoznačnosť, najčastejšie kvôli nedostatku skúseností a niekedy záplave rôznych informácií online. Googlu dominujú rady od poskytovateľov videokonferenčných platforiem alebo poskytovateľov technickej podpory. Samozrejme, bez nich sa nezaobídete, no aj tak je treba veľa zvážiť, aby sa vaša hybridná akcia vydarila. Kľúčovou výzvou je integrácia rôznych funkcií do dobre fungujúceho a efektívneho modelu hybridných udalostí.
Prvá otázka, na ktorú si musíte odpovedať, je, či sa budete k živému a online publiku správať rovnako. Otázka sa zdá byť logická a jednoduchá, no v praxi to tak vždy nie je. Ak organizujete politické stretnutie na vysokej úrovni, online publikum vás príliš nezaujme a postačí vám jednoduchý video livestream. Ak však pripravujete prezentáciu produktu, interakcia so všetkými účastníkmi je kľúčová pre dosiahnutie konečného výsledku – predaj produktu.
Predovšetkým nesmieme zabúdať, aká dôležitá je pri hybridných akciách úloha moderátora. Skúsený, nezaujatý moderátor je na nezaplatenie. Moderátor udržiava konverzáciu, uisťuje sa, že všetci účastníci prispievajú rovnako, bez ohľadu na ich formálnu silu, nasmeruje skupinu k určitému cieľu, poskytuje kvalitnú vizualizáciu procesu a sumarizuje závery. Odporúčame vám, aby ste s moderátorom začali spolupracovať v počiatočných fázach plánovania udalosti.
O hybridných autách sa hovorí, že si zobrali to najlepšie zo starého benzínového a nového elektrifikovaného a udržateľného sveta. K rovnakému záveru môžeme dospieť aj pri hybridných udalostiach, ktoré sú najlogickejšou reakciou na aktuálnu situáciu vo svete udalostí. Ich počet neustále rastie, pretože umožňujú časti publika stretnúť sa naživo v súlade s epidemiologickou situáciou v danej krajine a regióne a časti sa zúčastniť online. Hybridné udalosti sa často zamieňajú s online streamovaním (živé vysielanie videa). Áno, určite je to dôležitá súčasť každého hybridného podujatia, no cieľom je prepojiť dve rôzne publiká obojstrannou komunikáciou a interaktivitou.
Organizácia takýchto podujatí je náročná. Dôležitejší ako technológia je výber vhodného obsahu, keďže ide o prepojenie dvoch cieľových skupín (naživo a online) s úplne odlišnými potrebami.
